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Personalakte Unter versteht man in der Personalwirtschaft und im Arbeitsrecht eine Akte oder als elektronische Akte digi

Personalakte

Unter Personalakte versteht man in der Personalwirtschaft und im Arbeitsrecht eine Akte oder als elektronische Akte („digitalisierte Personalakte“) gespeicherte Sammlung von Schriftstücken und Urkunden, die der Arbeitgeber über einen Arbeitnehmer führt und die Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb enthält.

Allgemeines Bearbeiten

Weder die Form noch der Inhalt von Personalakten sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Auch finden sich aufgrund der elektronischen Datenverarbeitung immer seltener umfangreiche Papierakten, die sämtliche Inhalte zusammenfassen. Lediglich im Beamtenrecht gibt es gesetzliche Regelungen zur Personalakte, etwa §§ 106 ff. Bundesbeamtengesetz. Auch im Wehrrecht, insbesondere im Soldatengesetz (SG) der Bundeswehr, ist die Behandlung von Personalakten für aktive und ehemalige Soldaten explizit gesetzlich geregelt (§ 29 SG). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) definierte 1988 die Personalakte als „eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engeren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen“.

Geschichte Bearbeiten

In der Verwaltung wurden Personalakten teilweise noch bis ins 20. Jahrhundert hinein Dienerakten genannt. Das hatte seinen Ursprung im „Allgemeinen Landrecht für die preußischen Staaten (ALR)“ vom Juni 1794, worin erstmals in juristischer Form von „Dienern des Staates“ die Rede war. Preußische Zivilbeamte hießen im 19. Jahrhundert zunächst noch „königliche Diener“ und auch sonst wurde von landesherrlichen „Dienern“ gesprochen, bis sich der Begriff „Beamter“ eingebürgert hatte.

Rechtsgrundlage in Deutschland Bearbeiten

Die Sammlung der für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt. Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG). Das Recht, in die Personalakten Einsicht zu nehmen, bezieht sich auf alle Unterlagen, die über die Person des Arbeitnehmers im Betrieb vorhanden sind und besteht jederzeit, insbesondere innerhalb der Arbeitszeit. Zur Personalakte gehören auch alle anderen Aufzeichnungen und Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis betreffen oder mit ihm in Zusammenhang stehen. Hierzu gehören auch von den Personalakten getrennt aufbewahrte Sonder- und Nebenakten, beispielsweise Unterlagen des Werkschutzes. Bestimmte Informationen dürfen dagegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Der Arbeitgeber darf insbesondere keine Listen mit Krankheitsgründen führen und in der Personalakte aufbewahren. Auch die Unterlagen eines Betriebsarztes (etwa der Befundbogen) gehören wegen der ärztlichen Schweigepflicht nicht in die Personalakte. Hat der Arbeitgeber Eintragungen in die Personalakte vorgenommen, so kann der Arbeitnehmer nach § 83 Abs. 2 BetrVG gegebenenfalls verlangen, dass eine Gegendarstellung zu den Akten genommen wird. Bei unberechtigten Eintragungen (etwa grundlose Abmahnungen, fehlerhafte Beurteilungen) hat der Arbeitnehmer einen Anspruch aus §§ 12, 862 und 1004 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 611 BGB und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers auf Entfernung der betroffenen Eintragung aus der Personalakte. Nach diesem Grundsatz hat der Arbeitgeber das allgemeine Persönlichkeitsrecht im Hinblick auf Ansehen, soziale Geltung und berufliches Fortkommen zu beachten. Bei einem objektiv rechtswidrigen Eingriff in sein Persönlichkeitsrecht hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Widerruf bzw. Beseitigung der Beeinträchtigung.

Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln. Wenn personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert oder von mindestens zwanzig Mitarbeitern in sonstiger Form verarbeitet werden, muss der Betrieb gem. § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten bestellen. In § 26 BDSG wird festgelegt, inwieweit die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig ist. Als Grundsatz gilt, dass die personenbezogenen Daten für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich sein müssen. Auch im Rahmen des BDSG haben die Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch (§ 58 Abs. 1 BDSG).

Inhalte Bearbeiten

Welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden, bestimmt der Arbeitgeber selbständig. Personalakten sollen spiegelbildlich ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang der Arbeitnehmer geben. Die wichtigsten Bestandteile der Personalakten sind die Arbeitspapiere.

Aufbewahrte Unterlagen Bearbeiten

Inhalte können beispielsweise sein:

Will der Arbeitgeber Eignungstests oder grafologische Gutachten aufnehmen, bedingt dies die ausdrückliche Zustimmung des Arbeitnehmers.

Entfernen von Dokumenten Bearbeiten

Der Personalakte werden Unterlagen über wahre Tatsachen beigefügt. Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen; sie sollen ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über diese Verhältnisse geben. Die bloße Befürchtung des Beschäftigten, ein Schriftstück könne sich nachteilig für ihn auswirken, reicht zum Entfernen nicht aus. Der Anspruch des Beschäftigten besteht, wenn etwa eine Abmahnung entweder inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt, und auch dann, wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwürdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht. Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird, wenn sie sich in einer bestimmten Zeitspanne untadelig verhalten haben.

Allerdings kann der Arbeitgeber auch dann noch ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung einer rechtmäßigen Abmahnung haben, wenn er im Wiederholungsfall erneut abmahnen müsste, d. h. wenn er eine verhaltensbedingte Kündigung nicht mehr auf die Abmahnung stützen könnte. Hierzu hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Juli 2012 entschieden, dass der Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen kann, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis „in jeder Hinsicht bedeutungslos“ geworden ist. Das sei nicht automatisch schon dann der Fall, wenn der Arbeitgeber wegen des Zeitablaufs im Wiederholungsfall eine weitere Abmahnung aussprechen müsste, weil die ursprüngliche Abmahnung ihre Warnfunktion verloren habe. Nach diesem Urteil darf es dem Arbeitgeber auch erlaubt sein, berechtigte Abmahnungen über eine deutlich längere Zeit aufzubewahren als nur für zwei oder drei Jahre. Das BAG legt sich in der Aufbewahrungsfrist für Abmahnungen nicht fest, sondern macht die Frist von der Schwere einer Pflichtverletzung im Einzelfall abhängig. Je schwerer eine Pflichtverletzung wiege, desto länger könne sie für die Beurteilung der Führung, der Leistungen und der Fähigkeiten des Arbeitnehmers und ggf. für seine Vertrauenswürdigkeit von Bedeutung sein. Ein auf nur geringer Nachlässigkeit beruhender Ordnungsverstoß könne seine Bedeutung für das Arbeitsverhältnis deutlich eher verlieren.

Länger können unter Umständen vom Arbeitgeber schriftlich erteilte Rügen und Ermahnungen in der Personalakte enthalten sein, wie das Arbeitsgericht Frankfurt am Main entschieden hat. Vorausgesetzt wird, dass es keine ehrenrührigen Beanstandungen sind.

Aufbewahrung Bearbeiten

Sorgfaltspflichten Bearbeiten

Der Arbeitgeber muss das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters wahren und auch für den Datenschutz sorgen. So sind gemäß Bundesdatenschutzgesetz personenbezogenen Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte (Mitarbeiter, Kunden usw.) zu sichern. Nur den unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte, und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung zu ermöglichen.

Sollte es betriebsbedingt erforderlich sein, Teile der Personalakte aus organisatorischen Gründen an verschiedenen Betriebsstandorten aufzubewahren, so hat in der Stammakte ein entsprechender Verweis zu stehen. Das Duplizieren von Personalakten für diesen Zweck ist nur nach vorheriger Genehmigung durch den Arbeitnehmer bzw. den Betriebsrat statthaft.

Neben der Hauptakte kann es eine so genannte Beiakte (oder Sonderakte) geben, in welcher beispielsweise Unterlagen über Krankheiten, Gerichtsurteile oder Betriebliches Eingliederungsmanagement nach § 167 Abs. 2 SGB IX im verschlossenen Kuvert aufbewahrt werden. Damit wird erreicht, dass bei der laufenden Sachbearbeitung solch vertrauliche Angaben möglichst selten aufscheinen.

Im Fall eines Betriebsübergangs tritt der neue Arbeitgeber an die Stelle des bisherigen (§ 613a BGB). Um diese Funktion auch ausüben zu können, ist eine Übergabe der Personalakten an den neuen Arbeitgeber beziehungsweise der Zugriff darauf als erforderlich zur Durchführung der Arbeitsverhältnisse gemäß § 26 BDSG anzusehen.

Fristen Bearbeiten

Im Gesetz findet sich keine allgemeine Verpflichtung dazu, die Personalakte nach Ausscheiden eines Mitarbeiters aufzubewahren. Aus dem Arbeitsvertrags-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht kann sich jedoch für bestimmte Unterlagen etwas anderes ergeben.

Bis zum Ablauf von drei Jahren können nach den gesetzlichen Verjährungsvorschriften noch Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis wie Schadensersatz oder der Anspruch auf Erstellung eines Arbeitszeugnisses geltend gemacht werden (§ 195 BGB). Aus Beweisgründen empfiehlt sich eine Aufbewahrung, bis diese Ansprüche erfüllt bzw. verjährt sind.

Sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen muss der Arbeitgeber bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufbewahren (§ 28f SGB IV).

Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).

Einsichtnahme Bearbeiten

Der betroffene Mitarbeiter hat das Recht zur uneingeschränkten Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen und kann diese Einsichtnahme auch in Begleitung einer betriebsfremden Person (z. B. eines Rechtsanwaltes oder sachkundigen Verwandten) bzw. gemeinsam mit dem Betriebsrat verlangen (§§ 82 und 83 BetrVG). Ein schwerbehinderter Mensch hat das Recht, bei Einsicht in die über ihn geführte Personalakte oder ihn betreffende Daten des Arbeitgebers die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen (§ 178 Abs. 3 Satz 1 SGB IX). Da der Unternehmer der Anfertigung von Kopien widersprechen kann, kann es bei der Anfertigung von Abschriften zudem mit Hinblick auf eine eventuelle Beweissicherung sinnvoll sein, diese Person als Zeugen zu verwenden. Bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen finden sich sonst oft die betreffenden Notizen nicht im Originalwortlaut oder zur Gänze nicht mehr wieder.

Das Recht auf Einsicht besteht jederzeit während der Dauer des Arbeitsverhältnisses ohne besonderen Grund. Hierzu kann der Betrieb Sprechstundenzeiten festlegen. Manchmal bestehen Betriebsvereinbarungen zu dieser Thematik.

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht ebenfalls ein Einsichtsrecht des (ehemaligen) Arbeitnehmers. Bisher wurde dabei aber gefordert, dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse für dieses nachvertragliche Einsichtsrecht darlegen (und ggfs. auch beweisen) musste. Nach einem neuen Urteil des Bundesarbeitsgerichts bedarf es der Darlegung eines konkreten berechtigten Interesses nicht mehr. Diese neue Rechtsprechung wird jedoch im Schrifttum durchaus kritisiert.

Die Akte ist jeweils vollständig vorzulegen. Das vorherige Entfernen von Unterlagen und ihr Wiedereinfügen nach Einsichtnahme des Beschäftigten wäre ein falsches Verhalten auf Arbeitgeberseite.

Personalakten sind vertraulich. Dritten ist die Einsichtnahme grundsätzlich verwehrt. Auch der Personal- oder Betriebsrat oder Behörden haben im Regelfall keinen Zugriff.

Öffentlicher Dienst Bearbeiten

Das Recht zur Einsicht in die Personalakte ist für Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst in § 3 Abs. 5 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bzw. § 3 Abs. 6 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) enthalten.

Die zuvor nach § 13 Abs. 2 Bundes-Angestelltentarifvertrag (BAT) bestehende Regelung, dass der Arbeitnehmer vor dem Einfügen eines belastenden Vorgangs in die Personalakte anzuhören ist, wurde in den TVöD (für Beschäftigte des Bundes und der Kommunen) nicht übernommen.

Anders ist die Regelung im TV-L (Landesverwaltung) und im BAT-KF (kirchliche Fassung): hier wurde das frühere BAT-Recht übernommen: Die Beschäftigten müssen vor der Aufnahme von Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder nachteilig werden können, angehört werden. Ihre Äußerungen sind in die Personalakte zu nehmen.

Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts für Beamte sind die §§ 106 ff. Bundesbeamtengesetz, § 50 Beamtenstatusgesetz bzw. die entsprechenden Vorschriften der Landesbeamtengesetze.

Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts für Soldaten und ehemalige Soldaten sind die § 29 Soldatengesetz (SG) und § 25 Wehrpflichtgesetz (WPflG) und entsprechende Zentrale Dienstvorschriften.

Siehe auch Bearbeiten

Literatur Bearbeiten

  • Dieter Bartosch: Digitale Personalakte: Recht – Organisation – Technik. Datakontext. 1. Auflage 2007, ISBN 978-3895774157.
  • Gisela Graz: Personalakte und Zeugnis. Weka. 1. Auflage 2004, ISBN 978-3827674111.

Einzelnachweise Bearbeiten

  1. BAG, Urteil vom 13. April 1988, Az.: 5 AZR 537/86 = NZA 1988, 654
  2. Horst Deinert, Beamtenrecht in Nordrhein-Westfalen, 2019, S. 14
  3. BAG, Urteil vom 7. Mai 1980, Az.: 4 AZR 214/78; in: Arbeit und Recht (AuR), 1981, 124
  4. BAG, Urteil vom 5. August 1992, Az.: 5 AZR 531/91 = NZA 1993, 838
  5. BAG, Urteil vom 7. September 1988, Az.: 5 AZR 625/87DB = NJW 1989, 545
  6. BAG, Urteil vom 8. Februar 1989, Az.: 5 AZR 40/88
  7. BAG, Urteil vom 12. August 2010, Az.: 2 AZR 593/09 = NZA 2011, 479
  8. BAG, Urteil vom 19. Juli 2012, Az.: 2 AZR 782/11
  9. ArbG Frankfurt, Urteil vom 10. September 2003, Az. 7 Ca 2899/03
  10. VNR: Ermahnungen und Rügen bleiben in der Personalakte, abgefragt am 13. Juli 2009
  11. Tobias Reuter/Marianne Giesert/Anja Liebrich: Der Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement. Ein Beispiel aus dem Projekt „Neue Wege im BEM.“ Abgerufen am 13. Juni 2021.
  12. Weitergabe der Personalakte bei Betriebsübergang Haufe.de, 14. Mai 2021.
  13. Welche Aufbewahrungsfristen gibt es für Personalakten? Haufe.de, 14. Mai 2021.
  14. vgl. Löschfristen und Nachweis der Löschung, Allgemeine Aufbewahrungsfristen. Tabellarische Übersicht nach Dokumententyp und Löschfrist. Datenschutzberatung Moers, 6. Januar 2021.
  15. BAG, Urteil vom 16. November 2010, Az. 9 AZR 573/09, Volltext = NJW 2011, 1306.
  16. vgl. nur die Kritik zu o. g. Urteil in NJW-Spezial 07/2011, S. 210.
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Unter Personalakte versteht man in der Personalwirtschaft und im Arbeitsrecht eine Akte oder als elektronische Akte digitalisierte Personalakte gespeicherte Sammlung von Schriftstucken und Urkunden die der Arbeitgeber uber einen Arbeitnehmer fuhrt und die Angaben zur Person und zum Arbeitsverhaltnis im Betrieb enthalt Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines 2 Geschichte 3 Rechtsgrundlage in Deutschland 4 Inhalte 4 1 Aufbewahrte Unterlagen 4 2 Entfernen von Dokumenten 5 Aufbewahrung 5 1 Sorgfaltspflichten 5 2 Fristen 6 Einsichtnahme 7 Offentlicher Dienst 8 Siehe auch 9 Literatur 10 EinzelnachweiseAllgemeines BearbeitenWeder die Form noch der Inhalt von Personalakten sind in Deutschland gesetzlich geregelt Auch finden sich aufgrund der elektronischen Datenverarbeitung immer seltener umfangreiche Papierakten die samtliche Inhalte zusammenfassen Lediglich im Beamtenrecht gibt es gesetzliche Regelungen zur Personalakte etwa 106 ff Bundesbeamtengesetz Auch im Wehrrecht insbesondere im Soldatengesetz SG der Bundeswehr ist die Behandlung von Personalakten fur aktive und ehemalige Soldaten explizit gesetzlich geregelt 29 SG Das Bundesarbeitsgericht BAG definierte 1988 die Personalakte als eine Sammlung von Urkunden und Vorgangen die die personlichen und dienstlichen Verhaltnisse des Mitarbeiters betreffen und in einem engeren Zusammenhang mit dem Dienstverhaltnis stehen 1 Geschichte BearbeitenIn der Verwaltung wurden Personalakten teilweise noch bis ins 20 Jahrhundert hinein Dienerakten genannt Das hatte seinen Ursprung im Allgemeinen Landrecht fur die preussischen Staaten ALR vom Juni 1794 worin erstmals in juristischer Form von Dienern des Staates die Rede war Preussische Zivilbeamte hiessen im 19 Jahrhundert zunachst noch konigliche Diener und auch sonst wurde von landesherrlichen Dienern gesprochen bis sich der Begriff Beamter eingeburgert hatte 2 Rechtsgrundlage in Deutschland BearbeitenDie Sammlung der fur das Arbeitsverhaltnis relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt Der Mitarbeiter Arbeitnehmer Beamter hat das Recht die Personalakte einzusehen 83 Abs 1 BetrVG Das Recht in die Personalakten Einsicht zu nehmen bezieht sich auf alle Unterlagen die uber die Person des Arbeitnehmers im Betrieb vorhanden sind und besteht jederzeit insbesondere innerhalb der Arbeitszeit Zur Personalakte gehoren auch alle anderen Aufzeichnungen und Unterlagen die das Arbeitsverhaltnis betreffen oder mit ihm in Zusammenhang stehen 3 Hierzu gehoren auch von den Personalakten getrennt aufbewahrte Sonder und Nebenakten beispielsweise Unterlagen des Werkschutzes Bestimmte Informationen durfen dagegen nicht in die Personalakte aufgenommen werden Der Arbeitgeber darf insbesondere keine Listen mit Krankheitsgrunden fuhren und in der Personalakte aufbewahren Auch die Unterlagen eines Betriebsarztes etwa der Befundbogen gehoren wegen der arztlichen Schweigepflicht nicht in die Personalakte Hat der Arbeitgeber Eintragungen in die Personalakte vorgenommen so kann der Arbeitnehmer nach 83 Abs 2 BetrVG gegebenenfalls verlangen dass eine Gegendarstellung zu den Akten genommen wird Bei unberechtigten Eintragungen etwa grundlose Abmahnungen fehlerhafte Beurteilungen hat der Arbeitnehmer einen Anspruch aus 12 862 und 1004 Abs 1 BGB in Verbindung mit 611 BGB und der Fursorgepflicht des Arbeitgebers auf Entfernung der betroffenen Eintragung aus der Personalakte Nach diesem Grundsatz hat der Arbeitgeber das allgemeine Personlichkeitsrecht im Hinblick auf Ansehen soziale Geltung und berufliches Fortkommen zu beachten Bei einem objektiv rechtswidrigen Eingriff in sein Personlichkeitsrecht hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Widerruf bzw Beseitigung der Beeintrachtigung 4 Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln Wenn personenbezogene Daten von mindestens zehn Mitarbeitern automatisiert oder von mindestens zwanzig Mitarbeitern in sonstiger Form verarbeitet werden muss der Betrieb gem 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten bestellen In 26 BDSG wird festgelegt inwieweit die Erhebung Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten eines Beschaftigten fur Zwecke des Beschaftigungsverhaltnisses zulassig ist Als Grundsatz gilt dass die personenbezogenen Daten fur die Entscheidung uber die Begrundung eines Beschaftigungsverhaltnisses oder nach Begrundung des Beschaftigungsverhaltnisses fur dessen Durchfuhrung oder Beendigung erforderlich sein mussen Auch im Rahmen des BDSG haben die Arbeitnehmer einen Berichtigungsanspruch 58 Abs 1 BDSG Inhalte BearbeitenWelche Dokumente und Eintrage in die Personalakte aufgenommen werden bestimmt der Arbeitgeber selbstandig Personalakten sollen spiegelbildlich ein moglichst vollstandiges wahrheitsgemasses und sorgfaltiges Bild uber den Werdegang der Arbeitnehmer geben 5 Die wichtigsten Bestandteile der Personalakten sind die Arbeitspapiere Aufbewahrte Unterlagen Bearbeiten Inhalte konnen beispielsweise sein Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen Bewerbungsschreiben des Mitarbeiters Angebot Arbeitszeugniskopien des Arbeitnehmers bisherige Schulabschlusszeugnis Berufsabschluss Lebenslauf und Passbild Vermerk uber die Einsichtnahme ins amtliche Fuhrungszeugnis bei Vertrauenspositionen Aufenthaltserlaubnis und Arbeitserlaubnis soweit erforderlich Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung Erklarung zu Nebenbeschaftigungen Sozialversicherungs und Steuerunterlagen Anmeldung zur Krankenkasse Nachweis der monatlichen Krankenkassenbeitrage Sozialversicherungsausweis Ausweis zur Versicherungsnummer Unterlagen zu Zusatzversorgungskassen soweit existent Nachweis zur Anlage vermogenswirksamen Leistungen Nachweis fur Kinderlose Pflegeversicherung Lohn und Gehaltsbescheinigungen Unterlagen zur Lohnsteuer Kopien amtlicher Urkunden Kopie der Fahrerlaubnis Fuhrerschein Schwerbehindertenausweis Tenor des Scheidungsurteils mit Bestatigung der Rechtskraft Pfandungs und Uberweisungsbeschlusse Wehrdienstbescheinigung Zivildienstbescheinigung Nachstehende Angaben soweit fur die Gehaltshohe oder sonstige arbeitsvertragliche Regelungen z T Teilzeitarbeit wegen Kinderbetreuung von Bedeutung Antrag auf Kindergeld bei Beschaftigten des offentlichen Dienstes da dort Kindergeld durch den Arbeitgeber ausgezahlt wird Antrag auf Orts Sozial oder Familienzuschlag Sterbeurkunde des Ehegatten Heiratsurkunde Geburtsurkunden fur Kinder Sonstige Unterlagen Personalbogen Deckblatt Urlaubsliste und Fehlzeitenubersicht Beurteilungen und Bewertungen Ermahnungen so genannte Missbilligungen und Abmahnungen Personalentwicklungsplan Protokolle der jahrlichen Mitarbeitergesprache etwa zur Zielerreichung Bescheinigungen uber arztliche Untersuchungen im Rahmen der Arbeitssicherheit Gesundheitsausweis beim Umgang mit Lebensmitteln Weiterbildungsnachweise Nachweis Sicherheitsbeauftragter Werkschutzunterlagen Schriftverkehr mit dem MitarbeiterWill der Arbeitgeber Eignungstests oder grafologische Gutachten aufnehmen bedingt dies die ausdruckliche Zustimmung des Arbeitnehmers Entfernen von Dokumenten Bearbeiten Der Personalakte werden Unterlagen uber wahre Tatsachen beigefugt Personalakten sind eine Sammlung von Urkunden und Vorgangen die die personlichen und dienstlichen Verhaltnisse eines Mitarbeiters betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhaltnis stehen sie sollen ein moglichst vollstandiges wahrheitsgemasses und sorgfaltiges Bild uber diese Verhaltnisse geben 6 Die blosse Befurchtung des Beschaftigten ein Schriftstuck konne sich nachteilig fur ihn auswirken reicht zum Entfernen nicht aus Der Anspruch des Beschaftigten besteht wenn etwa eine Abmahnung entweder inhaltlich unbestimmt ist unrichtige Tatsachenbehauptungen enthalt auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhaltnismassigkeit verletzt und auch dann wenn selbst bei einer zu Recht erteilten Abmahnung kein schutzwurdiges Interesse des Arbeitgebers mehr an deren Verbleib in der Personalakte besteht 7 Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf dass eine Abmahnung aus ihrer Personalakte entfernt wird wenn sie sich in einer bestimmten Zeitspanne untadelig verhalten haben Allerdings kann der Arbeitgeber auch dann noch ein berechtigtes Interesse an der weiteren Aufbewahrung einer rechtmassigen Abmahnung haben wenn er im Wiederholungsfall erneut abmahnen musste d h wenn er eine verhaltensbedingte Kundigung nicht mehr auf die Abmahnung stutzen konnte Hierzu hat das Bundesarbeitsgericht BAG im Juli 2012 entschieden 8 dass der Arbeitnehmer die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus seiner Personalakte nur dann verlangen kann wenn das gerugte Verhalten fur das Arbeitsverhaltnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist Das sei nicht automatisch schon dann der Fall wenn der Arbeitgeber wegen des Zeitablaufs im Wiederholungsfall eine weitere Abmahnung aussprechen musste weil die ursprungliche Abmahnung ihre Warnfunktion verloren habe Nach diesem Urteil darf es dem Arbeitgeber auch erlaubt sein berechtigte Abmahnungen uber eine deutlich langere Zeit aufzubewahren als nur fur zwei oder drei Jahre Das BAG legt sich in der Aufbewahrungsfrist fur Abmahnungen nicht fest sondern macht die Frist von der Schwere einer Pflichtverletzung im Einzelfall abhangig Je schwerer eine Pflichtverletzung wiege desto langer konne sie fur die Beurteilung der Fuhrung der Leistungen und der Fahigkeiten des Arbeitnehmers und ggf fur seine Vertrauenswurdigkeit von Bedeutung sein Ein auf nur geringer Nachlassigkeit beruhender Ordnungsverstoss konne seine Bedeutung fur das Arbeitsverhaltnis deutlich eher verlieren Langer konnen unter Umstanden vom Arbeitgeber schriftlich erteilte Rugen und Ermahnungen in der Personalakte enthalten sein wie das Arbeitsgericht Frankfurt am Main entschieden hat 9 Vorausgesetzt wird dass es keine ehrenruhrigen Beanstandungen sind 10 Aufbewahrung BearbeitenSorgfaltspflichten Bearbeiten Der Arbeitgeber muss das Personlichkeitsrecht des Mitarbeiters wahren und auch fur den Datenschutz sorgen So sind gemass Bundesdatenschutzgesetz personenbezogenen Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte Mitarbeiter Kunden usw zu sichern Nur den unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kraften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung zu ermoglichen Sollte es betriebsbedingt erforderlich sein Teile der Personalakte aus organisatorischen Grunden an verschiedenen Betriebsstandorten aufzubewahren so hat in der Stammakte ein entsprechender Verweis zu stehen Das Duplizieren von Personalakten fur diesen Zweck ist nur nach vorheriger Genehmigung durch den Arbeitnehmer bzw den Betriebsrat statthaft Neben der Hauptakte kann es eine so genannte Beiakte oder Sonderakte geben in welcher beispielsweise Unterlagen uber Krankheiten Gerichtsurteile oder Betriebliches Eingliederungsmanagement nach 167 Abs 2 SGB IX im verschlossenen Kuvert aufbewahrt werden 11 Damit wird erreicht dass bei der laufenden Sachbearbeitung solch vertrauliche Angaben moglichst selten aufscheinen Im Fall eines Betriebsubergangs tritt der neue Arbeitgeber an die Stelle des bisherigen 613a BGB Um diese Funktion auch ausuben zu konnen ist eine Ubergabe der Personalakten an den neuen Arbeitgeber beziehungsweise der Zugriff darauf als erforderlich zur Durchfuhrung der Arbeitsverhaltnisse gemass 26 BDSG anzusehen 12 Fristen Bearbeiten Im Gesetz findet sich keine allgemeine Verpflichtung dazu die Personalakte nach Ausscheiden eines Mitarbeiters aufzubewahren Aus dem Arbeitsvertrags Sozialversicherungs und Steuerrecht kann sich jedoch fur bestimmte Unterlagen etwas anderes ergeben 13 14 Bis zum Ablauf von drei Jahren konnen nach den gesetzlichen Verjahrungsvorschriften noch Anspruche aus dem Arbeitsverhaltnis wie Schadensersatz oder der Anspruch auf Erstellung eines Arbeitszeugnisses geltend gemacht werden 195 BGB Aus Beweisgrunden empfiehlt sich eine Aufbewahrung bis diese Anspruche erfullt bzw verjahrt sind Sozialversicherungsrechtlich relevante Entgeltunterlagen muss der Arbeitgeber bis zum Ablauf des auf die letzte Prufung folgenden Kalenderjahres aufbewahren 28f SGB IV Die Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt aufzubewahren 41 Abs 1 Satz 9 EStG Einsichtnahme BearbeitenDer betroffene Mitarbeiter hat das Recht zur uneingeschrankten Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen und kann diese Einsichtnahme auch in Begleitung einer betriebsfremden Person z B eines Rechtsanwaltes oder sachkundigen Verwandten bzw gemeinsam mit dem Betriebsrat verlangen 82 und 83 BetrVG Ein schwerbehinderter Mensch hat das Recht bei Einsicht in die uber ihn gefuhrte Personalakte oder ihn betreffende Daten des Arbeitgebers die Schwerbehindertenvertretung hinzuzuziehen 178 Abs 3 Satz 1 SGB IX Da der Unternehmer der Anfertigung von Kopien widersprechen kann kann es bei der Anfertigung von Abschriften zudem mit Hinblick auf eine eventuelle Beweissicherung sinnvoll sein diese Person als Zeugen zu verwenden Bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen finden sich sonst oft die betreffenden Notizen nicht im Originalwortlaut oder zur Ganze nicht mehr wieder Das Recht auf Einsicht besteht jederzeit wahrend der Dauer des Arbeitsverhaltnisses ohne besonderen Grund Hierzu kann der Betrieb Sprechstundenzeiten festlegen Manchmal bestehen Betriebsvereinbarungen zu dieser Thematik Nach dem Ende des Arbeitsverhaltnisses besteht ebenfalls ein Einsichtsrecht des ehemaligen Arbeitnehmers Bisher wurde dabei aber gefordert dass der Arbeitnehmer ein konkretes berechtigtes Interesse fur dieses nachvertragliche Einsichtsrecht darlegen und ggfs auch beweisen musste Nach einem neuen Urteil des Bundesarbeitsgerichts bedarf es der Darlegung eines konkreten berechtigten Interesses nicht mehr 15 Diese neue Rechtsprechung wird jedoch im Schrifttum durchaus kritisiert 16 Die Akte ist jeweils vollstandig vorzulegen Das vorherige Entfernen von Unterlagen und ihr Wiedereinfugen nach Einsichtnahme des Beschaftigten ware ein falsches Verhalten auf Arbeitgeberseite Personalakten sind vertraulich Dritten ist die Einsichtnahme grundsatzlich verwehrt Auch der Personal oder Betriebsrat oder Behorden haben im Regelfall keinen Zugriff Offentlicher Dienst BearbeitenDas Recht zur Einsicht in die Personalakte ist fur Arbeitnehmer im offentlichen Dienst in 3 Abs 5 Tarifvertrag fur den offentlichen Dienst TVoD bzw 3 Abs 6 Tarifvertrag fur den offentlichen Dienst der Lander TV L enthalten Die zuvor nach 13 Abs 2 Bundes Angestelltentarifvertrag BAT bestehende Regelung dass der Arbeitnehmer vor dem Einfugen eines belastenden Vorgangs in die Personalakte anzuhoren ist wurde in den TVoD fur Beschaftigte des Bundes und der Kommunen nicht ubernommen Anders ist die Regelung im TV L Landesverwaltung und im BAT KF kirchliche Fassung hier wurde das fruhere BAT Recht ubernommen Die Beschaftigten mussen vor der Aufnahme von Beschwerden und Behauptungen tatsachlicher Art die fur sie ungunstig sind oder nachteilig werden konnen angehort werden Ihre Ausserungen sind in die Personalakte zu nehmen Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts fur Beamte sind die 106 ff Bundesbeamtengesetz 50 Beamtenstatusgesetz bzw die entsprechenden Vorschriften der Landesbeamtengesetze Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts fur Soldaten und ehemalige Soldaten sind die 29 Soldatengesetz SG und 25 Wehrpflichtgesetz WPflG und entsprechende Zentrale Dienstvorschriften Siehe auch BearbeitenDigitale PersonalakteLiteratur BearbeitenDieter Bartosch Digitale Personalakte Recht Organisation Technik Datakontext 1 Auflage 2007 ISBN 978 3895774157 Gisela Graz Personalakte und Zeugnis Weka 1 Auflage 2004 ISBN 978 3827674111 Einzelnachweise Bearbeiten BAG Urteil vom 13 April 1988 Az 5 AZR 537 86 NZA 1988 654 Horst Deinert Beamtenrecht in Nordrhein Westfalen 2019 S 14 BAG Urteil vom 7 Mai 1980 Az 4 AZR 214 78 in Arbeit und Recht AuR 1981 124 BAG Urteil vom 5 August 1992 Az 5 AZR 531 91 NZA 1993 838 BAG Urteil vom 7 September 1988 Az 5 AZR 625 87DB NJW 1989 545 BAG Urteil vom 8 Februar 1989 Az 5 AZR 40 88 BAG Urteil vom 12 August 2010 Az 2 AZR 593 09 NZA 2011 479 BAG Urteil vom 19 Juli 2012 Az 2 AZR 782 11 ArbG Frankfurt Urteil vom 10 September 2003 Az 7 Ca 2899 03 VNR Ermahnungen und Rugen bleiben in der Personalakte abgefragt am 13 Juli 2009 Tobias Reuter Marianne Giesert Anja Liebrich Der Datenschutz im Betrieblichen Eingliederungsmanagement Ein Beispiel aus dem Projekt Neue Wege im BEM Abgerufen am 13 Juni 2021 Weitergabe der Personalakte bei Betriebsubergang Haufe de 14 Mai 2021 Welche Aufbewahrungsfristen gibt es fur Personalakten Haufe de 14 Mai 2021 vgl Loschfristen und Nachweis der Loschung Allgemeine Aufbewahrungsfristen Tabellarische Ubersicht nach Dokumententyp und Loschfrist Datenschutzberatung Moers 6 Januar 2021 BAG Urteil vom 16 November 2010 Az 9 AZR 573 09 Volltext NJW 2011 1306 vgl nur die Kritik zu o g Urteil in NJW Spezial 07 2011 S 210 Normdaten Sachbegriff GND 4045250 5 lobid OGND AKS Bitte den Hinweis zu Rechtsthemen beachten Abgerufen von https de wikipedia org w index php title Personalakte amp oldid 235650043