Beständeübersicht

Eine Beständeübersicht ist ein Findmittel im Archivwesen. Sie gibt eine Übersicht über alle Bestände in einem Archiv inklusive weitergehender Beschreibungen der einzelnen Bestände. Das im Archiv aufbewahrte Archivgut wird einzelnen Beständen zugeordnet.

Zweck

Zwei Beispiele für gedruckte Beständeübersichten

Die Beständeübersicht gibt dem Benutzer vor und während der Archivbenutzung einen Überblick über die in einem oder mehreren Archiven vorhandenen Bestände. Je nach Intensität der aufgeführten Informationen erhält der Benutzer eine, unter Umständen sehr ausführliche, Einführung in die einzelnen Bestände und deren Inhalt.

Beständeübersichten können sowohl in gedruckter als auch in elektronischer Form vorliegen und werden immer häufiger auf Archivportalen wie archive.nrw bereitgestellt, wodurch sie ein elementarer Bestandteil der Online-Präsentation eines Archivs sind.

Abgrenzung zu anderen Findmitteln

Repertorium (Findbuch)

In einer Beständeübersicht erhält der Benutzer lediglich einen Überblick über einen oder mehrere Bestände eines Archivs, ohne dass dabei näher auf einzelne Verzeichnungseinheiten oder Klassifikationen eingegangen wird.

Im Gegensatz dazu werden in einem Repertorium die Verzeichnungseinheiten eines einzelnen Bestandes unter Angabe von u. a. Inhalt, Laufzeit und Enthält-Vermerk näher beschrieben.

Die Beständeübersicht führt den Benutzer also zu den einzelnen Beständen und somit zu den dazugehörigen Repertorien.

Inventar

Es gibt verschiedene Formen von Inventaren:

• In einem analytischen Inventar werden Bestände von besonders hoher Bedeutung ausführlich beschrieben. Im Gegensatz zur Beständeübersicht sind hier nicht nur die Gliederung des Bestands, sondern auch Beschreibungen zu einzelnen wichtigen Verzeichnungseinheiten oder sogar Schriftstücken enthalten. Da analytische Inventare sehr arbeitsintensiv sind, werden sie nur in Ausnahmen für herausragende Bestände angefertigt.

• Das Gesamtinventar ist ein ausführlicheres Findmittel des Gesamtbestandes in einem größeren Archiv.

• In Spezialinventaren wird eine Auswahl an Archivalien zu einem bestimmten Thema beständeübergreifend zusammengefasst. Spezialinventare bieten sich aufgrund ihrer Arbeitsintensität nur für besonders wichtige und nachgefragte Themenkomplexe an.

Beständeliste

Da es sich gerade für kleinere Archive häufig schwierig gestaltet, umfangreiche Beständeübersichten herauszugeben, gibt es als Alternative die Beständeliste. In ihr werden alle im Archiv vorhandenen Bestände entsprechend der Archivtektonik aufgelistet und unter Umständen durch Angaben wie Laufzeit und Umfang ergänzt.

Mögliche Gliederungspunkte einer Beständeübersicht

Gliederungspunkt	Erläuterung
1. Geschichte des Archivs, Entwicklung seiner Zuständigkeit	Der Benutzer erfährt unter diesem Punkt, warum das Archiv die entsprechenden Unterlagen verwahrt und woraus sich die Zuständigkeit zur Verwahrung ergibt.
2. Hinweis auf die Benutzungsordnung	Von jedem Benutzer ist vor der Archivbenutzung der Benutzungsordnung zuzustimmen. In ihr sind grundsätzliche Voraussetzungen einer Archivbenutzung wie die Art der Benutzung, die Grundlagen der Nutzung verschiedenen Archivguts oder die Kosten für Reproduktionen geregelt.
3. Hinweise auf gesetzliche Grundlagen	Jedes Bundesland sowie der Bund in Deutschland haben eigene Archivgesetze, in dem rechtliche Grundlagen einer Benutzung (z. B. Schutzfristen von Archivgut) geregelt sind. Zusätzlich wird hier auf weitere gesetzliche Grundlagen verwiesen (z. B. Urheberrecht bei Fotos).
4. Veröffentlichungen des Archivs/über das Archiv	Hier werden Publikationen, die auf einzelnen oder mehreren Archivbeständen oder einzelnen Archivalen basieren, aufgeführt. Diese können vom Archiv selbst, aber auch von Forschern nach der Archivbenutzung veröffentlicht worden sein und dem Benutzer bei der eigenen Recherche behilflich sein.
5. Detaillierte Angaben zu den einzelnen Beständen	Hierzu zählen die Einführung in die Geschichte des Archivträgers, die Entwicklung des Bestandes, stichwortartige Angaben zum Inhalt der einzelnen Bestände, der Umfang und die Laufzeit des Bestandes, Literaturangaben, Hinweise auf ergänzende Bestände im eigenen oder in fremden Archiven, sowie den Bearbeitungsstand und evtl. Findbuchsignaturen.
6. Technische Ausstattung des Archivs	Der Benutzer wird hier über technische Geräte des Archivs informiert, die bei der Benutzung helfen (z. B. Benutzer-PC, Kopierer, Microfichelesegerät).
7. Benutzungs- und Arbeitsmöglichkeiten	Angaben über Adresse und Öffnungszeiten des Archivs, vorherige Anmeldung oder Größe und Ausstattung des Lesesaals.
8. Unterbringung der Archivalien	Lagern die Archivalien in einem Magazin außerhalb des Gebäudes, in dem die Benutzung stattfindet, gibt es unter Umständen Wartefristen bei der Bereitstellung zur Benutzung.
9. Indices	Während der archivischen Verzeichnung können in der Archivsoftware z. B. einzelne Personen, Orte oder Sachverhalte indiziert werden, aus denen anschließend zur Erleichterung der Recherche ein oder mehrere Indices generiert werden.

Literatur

• Gerhart Enders: Archivverwaltungslehre. Leipziger Universitäts Verlag, Leipzig 2004, ISBN 3-937209-98-0.

• Norbert Reimann (Hrsg.): Praktische Archivkunde: ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste; Fachrichtung Archiv. Ardey-Verlag, Münster 2008, ISBN 978-3-87023-255-9.

Einzelnachweise

1. U. Aschwer (Bearb.), Mechthild Black-Veldtrup (Bearb.): Die Bestände des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen, Abteilung Westfalen: Kurzübersicht. 5., aktualisierte Aufl. Landesarchiv NRW, Abt. Westfalen, Münster 2009, ISBN 978-3-932892-25-7. - Im Foto liegend
2. Gabriela Matthes (Red.), Lars Lüking (Red.): Landesarchivs Nordrhein-Westfalen, Abteilung Ostwestfalen-Lippe: Beständeübersicht. Landesarchiv NRW, Abt. OWL, Münster 2010, ISBN 978-3-927502-12-3. - Im Foto stehend
3. Website von archive.nrw

Weblinks

• Mechthild Black-Veldtrup: (PDF-Datei; 4,09 MB) In: Archivar (Zeitschrift). Zeitschrift für Archivwesen. 63 (2010), Heft 01, S. 105–106. ISSN 0003-9500.

• Mario Glauert: Anforderungen an eine Online-Beständeübersicht und eine archivische Homepage.

• Lars Lüking: (PDF-Datei; 1,40 MB) In: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen. 64 (2011), Heft 02, S. 256–257. ISSN 0003-9500.

• Karoline Riener: (PDF-Datei; 3,51 MB) In: Archivar. Zeitschrift für Archivwesen. 64 (2011), Heft 04, S. 463–465. ISSN 0003-9500.