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Retrokonversion Die retrospektive Konversion ist ein Arbeitsvorgang in Bibliotheken und Archiven Im Bibliothekswesen wer

Retrokonversion

Die Retrokonversion („retrospektive Konversion“) ist ein Arbeitsvorgang in Bibliotheken und Archiven.

Im Bibliothekswesen werden dabei alte schriftliche Bibliothekskataloge mithilfe von Scannern digitalisiert und anschließend den Bibliotheksbenutzern als Bilddateien oder Volltexte über das Internet zugänglich gemacht. Nicht im neuen Katalog (meist handelt es sich um OPACs) verzeichnete Medien können auch neu in diesen eingetragen werden, man spricht dann von Retrokatalogisierung. Die Retrokatalogisierung ist aufwendiger und teurer, hat gegenüber der Retrodigitalisierung allerdings den Vorteil, dass danach sämtliche Medien im selben Katalog verzeichnet sind.

Begründung der Retrokonversion Bearbeiten

Bibliothekskataloge entstanden seit dem 17./18. Jahrhundert auf Papier. Dieser Zustand hielt solange an, bis Bibliotheken elektronische Katalogsysteme einführten, die Dokumente elektronisch, papierlos verwalten. Diese Entwicklung setzte zum Ende der 1980er Jahre ein und ist noch immer nicht vollständig abgeschlossen. Nach Einführung von Bibliothekssystemen fand der Bibliotheksnutzer eine zweigeteilte Kataloglandschaft vor: Alte Werke sind in Zettelkatalogen verzeichnet, seit der Einführung der elektronischen Systeme beschaffte Werke sind jedoch ausschließlich elektronisch verzeichnet. Da die elektronischen Bibliothekssysteme über Internet-Portale (OPACs) von jedem Internetanschluss aus jederzeit und bequem durchsucht werden können, Zettelkataloge im Bibliotheksgebäude jedoch physisch aufgesucht werden müssen, ergab sich folgende Entwicklung: Elektronisch nachgewiesene Werke werden oft ausgeliehen (gelesen), während ältere Werke kaum genutzt werden. Nach Durchführung einer Katalogkonversion steigt die Nutzung alter Buchbestände sprunghaft an. Im digitalen Zeitalter scheint für die Nutzer nur das digital Verfügbare zu existieren, das Suchen in Zettelkatalogen ist zu umständlich, die darin verzeichneten Werke fristen ein Schattendasein. Entsprechend sind Retrokonversionen bildungspolitisch sinnvoll und werden z. B. in Deutschland von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) finanziell unterstützt.

Man unterscheidet grob zwei methodische und zwei technische Vorgehensweisen:

Methodische Vorgehensweisen Bearbeiten

  1. Texterfassung: die mehr oder weniger vollständige Übertragung der Katalogdaten in eine textorientierte Darstellung. Hierzu schreibt man entweder die Karteninformationen manuell ab oder nutzt ein OCR-Programm zur Umsetzung.
  2. Bildindexierung (Image-Indexing): die Erfassung der einzelnen Katalogkarten als Bilddatei per Scan. Zusätzlich muss eine periodische Anzahl an Karten (zum Beispiel jede 50.) manuell mit einem Index versehen werden (bei alphabetischen Katalogen meist der Verfasser, bei systematischen Katalogen meist die Systematik). Bildindexierung wird heutzutage nur selten durchgeführt, da sie nur eine sehr eingeschränkte (Online-)Recherche nach Inhalten ermöglicht. Sie wird ausschließlich wegen ihrer wesentlich geringeren Kosten im Vergleich zur Texterfassung gewählt.

Technische Vorgehensweisen Bearbeiten

  1. Online-Konversion: Die meisten großen wissenschaftlichen Bibliotheken sind Mitglied eines Bibliotheksverbunds. Beim Online-Konversionsverfahren werden die Inhalte der zu konvertierenden Dokumente (i. d. R. bibliothekarische Zettelkataloge oder archivische Findmittel) über eine ständige Internetverbindung direkt in die Datenbank des Bibliotheksverbunds übertragen. In den letzten Jahren wird fast ausschließlich dieses Online-Verfahren eingesetzt. Es ist geringfügig kostenintensiver als das folgende Offline-Verfahren, verfügt jedoch über klare fachliche Vorteile.
  2. Offline-Konversion: Bei diesem Verfahren werden die Daten der zu konvertierenden Dokumente zunächst in eine Datenbank konvertiert. Die so erzeugten Daten lädt die Bibliothek bzw. das Archiv in einem separaten Arbeitsgang später in das elektronische Verwaltungssystem. Bei diesem Verfahren ist zwischen dem Arbeitsplatz des die Konversion durchführenden Mitarbeiters und dem elektronischen Verwaltungssystem der Bibliothek bzw. des Archivs keine Internetverbindung notwendig. Dieses Verfahren kam vor dem Jahr 2000 noch zum Einsatz. Seit der Verbreitung von breitbandigen Internetanschlüssen wird es kaum mehr verwendet.

Vorteil der Texterfassung ist die Möglichkeit der Volltextsuche über den gesamten Inhalt, bei einer strukturierten Erfassung auch über einzelne Merkmale wie Autor, Titel oder Schlagwort. Nachteil sind die hohen Kosten, da die Texterfassung – trotz leistungsfähiger optischer Zeichenerkennung (OCR) – sehr personalintensiv ist und manuell durchgeführt werden muss. OCR-Anwendungen erzeugen noch immer nicht tolerierbar hohe Fehlerraten und sind nicht imstande, die auf den Originaldokumenten befindlichen Daten zu strukturieren (also z. B. das Erkennen, wo der Autorenname auf einem Originaldokument beginnt bzw. endet).

Vorteil der Bildindexierung sind die vergleichsweise geringen Kosten, da das Scannen weitgehend automatisiert durchgeführt wird.

Der Vorteil der Online-Konversion liegt in dem Umstand, dass in einem Bibliotheksverbund jedes Dokument nur einmal erfasst werden muss. Da zahlreiche Bibliotheken bzw. Archive Mitglied desselben Verbunds sind, können später hinzukommende Bibliotheken oder Archive bereits vorhandene Datensätze mitverwenden (sogenannten „Ansigelung“ an bestehende Titelaufnahmen). Das vielfache Erfassen desselben Datensatzes entfällt (Effizienzgewinn, Kosteneffekt). Hinzu kommt die Möglichkeit der Verknüpfung mit im Verbund vorhandenen Normdaten wie der GND. Zuletzt ist die einfache Möglichkeit von hierarchischen Verknüpfungen zu erwähnen, beispielsweise die Darstellung von mehrbändigen Werken (Haupttitel und Bandsätze) oder Schriftenreihen im elektronischen Katalog.

Der Vorteil der Offline-Konversion liegt in erster Linie in den geringeren Kosten. Weiter ermöglicht die Offline-Konversion sogenanntes Double-Keying. Hierbei werden Dokumenteninhalte von zwei verschiedenen Personen je einmal erfasst. Danach lässt man ein Computerprogramm die beiden Versionen vergleichen. Differenzen müssen Tippfehler sein, die danach von einer dritten Person manuell korrigiert werden. Auf diese Weise entsteht beinahe fehlerfreier Text (Fehlerraten unter 0,02 % = zwei Fehler auf 10.000 Zeichen). Aus den oben erwähnten Gründen wird dieses Verfahren äußerst selten verwendet.

Literatur Bearbeiten

  • (Memento vom 28. Februar 2006 im Internet Archive) (PDF-Datei; 507 kB)
  • (Memento vom 9. Januar 2006 im Internet Archive) (2003) zum DFG-Projekt "Entwicklung von Werkzeugen zur Retrokonversion archivischer Findmittel"
  • Ester Baur, Lambert Kansy: Findmittel und Bilder im Netz. In: Der Archivar. Band 59, Nr. 3, 2006, S. 280–283 ( [PDF]).

Weblinks Bearbeiten

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Veröffentlichungsdatum:
Die Retrokonversion retrospektive Konversion ist ein Arbeitsvorgang in Bibliotheken und Archiven Im Bibliothekswesen werden dabei alte schriftliche Bibliothekskataloge mithilfe von Scannern digitalisiert und anschliessend den Bibliotheksbenutzern als Bilddateien oder Volltexte uber das Internet zuganglich gemacht Nicht im neuen Katalog meist handelt es sich um OPACs verzeichnete Medien konnen auch neu in diesen eingetragen werden man spricht dann von Retrokatalogisierung Die Retrokatalogisierung ist aufwendiger und teurer hat gegenuber der Retrodigitalisierung allerdings den Vorteil dass danach samtliche Medien im selben Katalog verzeichnet sind Inhaltsverzeichnis 1 Begrundung der Retrokonversion 2 Methodische Vorgehensweisen 3 Technische Vorgehensweisen 4 Literatur 5 WeblinksBegrundung der Retrokonversion BearbeitenBibliothekskataloge entstanden seit dem 17 18 Jahrhundert auf Papier Dieser Zustand hielt solange an bis Bibliotheken elektronische Katalogsysteme einfuhrten die Dokumente elektronisch papierlos verwalten Diese Entwicklung setzte zum Ende der 1980er Jahre ein und ist noch immer nicht vollstandig abgeschlossen Nach Einfuhrung von Bibliothekssystemen fand der Bibliotheksnutzer eine zweigeteilte Kataloglandschaft vor Alte Werke sind in Zettelkatalogen verzeichnet seit der Einfuhrung der elektronischen Systeme beschaffte Werke sind jedoch ausschliesslich elektronisch verzeichnet Da die elektronischen Bibliothekssysteme uber Internet Portale OPACs von jedem Internetanschluss aus jederzeit und bequem durchsucht werden konnen Zettelkataloge im Bibliotheksgebaude jedoch physisch aufgesucht werden mussen ergab sich folgende Entwicklung Elektronisch nachgewiesene Werke werden oft ausgeliehen gelesen wahrend altere Werke kaum genutzt werden Nach Durchfuhrung einer Katalogkonversion steigt die Nutzung alter Buchbestande sprunghaft an Im digitalen Zeitalter scheint fur die Nutzer nur das digital Verfugbare zu existieren das Suchen in Zettelkatalogen ist zu umstandlich die darin verzeichneten Werke fristen ein Schattendasein Entsprechend sind Retrokonversionen bildungspolitisch sinnvoll und werden z B in Deutschland von der Deutschen Forschungsgemeinschaft DFG finanziell unterstutzt Man unterscheidet grob zwei methodische und zwei technische Vorgehensweisen Methodische Vorgehensweisen BearbeitenTexterfassung die mehr oder weniger vollstandige Ubertragung der Katalogdaten in eine textorientierte Darstellung Hierzu schreibt man entweder die Karteninformationen manuell ab oder nutzt ein OCR Programm zur Umsetzung Bildindexierung Image Indexing die Erfassung der einzelnen Katalogkarten als Bilddatei per Scan Zusatzlich muss eine periodische Anzahl an Karten zum Beispiel jede 50 manuell mit einem Index versehen werden bei alphabetischen Katalogen meist der Verfasser bei systematischen Katalogen meist die Systematik Bildindexierung wird heutzutage nur selten durchgefuhrt da sie nur eine sehr eingeschrankte Online Recherche nach Inhalten ermoglicht Sie wird ausschliesslich wegen ihrer wesentlich geringeren Kosten im Vergleich zur Texterfassung gewahlt Technische Vorgehensweisen BearbeitenOnline Konversion Die meisten grossen wissenschaftlichen Bibliotheken sind Mitglied eines Bibliotheksverbunds Beim Online Konversionsverfahren werden die Inhalte der zu konvertierenden Dokumente i d R bibliothekarische Zettelkataloge oder archivische Findmittel uber eine standige Internetverbindung direkt in die Datenbank des Bibliotheksverbunds ubertragen In den letzten Jahren wird fast ausschliesslich dieses Online Verfahren eingesetzt Es ist geringfugig kostenintensiver als das folgende Offline Verfahren verfugt jedoch uber klare fachliche Vorteile Offline Konversion Bei diesem Verfahren werden die Daten der zu konvertierenden Dokumente zunachst in eine Datenbank konvertiert Die so erzeugten Daten ladt die Bibliothek bzw das Archiv in einem separaten Arbeitsgang spater in das elektronische Verwaltungssystem Bei diesem Verfahren ist zwischen dem Arbeitsplatz des die Konversion durchfuhrenden Mitarbeiters und dem elektronischen Verwaltungssystem der Bibliothek bzw des Archivs keine Internetverbindung notwendig Dieses Verfahren kam vor dem Jahr 2000 noch zum Einsatz Seit der Verbreitung von breitbandigen Internetanschlussen wird es kaum mehr verwendet Vorteil der Texterfassung ist die Moglichkeit der Volltextsuche uber den gesamten Inhalt bei einer strukturierten Erfassung auch uber einzelne Merkmale wie Autor Titel oder Schlagwort Nachteil sind die hohen Kosten da die Texterfassung trotz leistungsfahiger optischer Zeichenerkennung OCR sehr personalintensiv ist und manuell durchgefuhrt werden muss OCR Anwendungen erzeugen noch immer nicht tolerierbar hohe Fehlerraten und sind nicht imstande die auf den Originaldokumenten befindlichen Daten zu strukturieren also z B das Erkennen wo der Autorenname auf einem Originaldokument beginnt bzw endet Vorteil der Bildindexierung sind die vergleichsweise geringen Kosten da das Scannen weitgehend automatisiert durchgefuhrt wird Der Vorteil der Online Konversion liegt in dem Umstand dass in einem Bibliotheksverbund jedes Dokument nur einmal erfasst werden muss Da zahlreiche Bibliotheken bzw Archive Mitglied desselben Verbunds sind konnen spater hinzukommende Bibliotheken oder Archive bereits vorhandene Datensatze mitverwenden sogenannten Ansigelung an bestehende Titelaufnahmen Das vielfache Erfassen desselben Datensatzes entfallt Effizienzgewinn Kosteneffekt Hinzu kommt die Moglichkeit der Verknupfung mit im Verbund vorhandenen Normdaten wie der GND Zuletzt ist die einfache Moglichkeit von hierarchischen Verknupfungen zu erwahnen beispielsweise die Darstellung von mehrbandigen Werken Haupttitel und Bandsatze oder Schriftenreihen im elektronischen Katalog Der Vorteil der Offline Konversion liegt in erster Linie in den geringeren Kosten Weiter ermoglicht die Offline Konversion sogenanntes Double Keying Hierbei werden Dokumenteninhalte von zwei verschiedenen Personen je einmal erfasst Danach lasst man ein Computerprogramm die beiden Versionen vergleichen Differenzen mussen Tippfehler sein die danach von einer dritten Person manuell korrigiert werden Auf diese Weise entsteht beinahe fehlerfreier Text Fehlerraten unter 0 02 zwei Fehler auf 10 000 Zeichen Aus den oben erwahnten Grunden wird dieses Verfahren ausserst selten verwendet Literatur BearbeitenUlrich Fischer Imaging versus handische Eingabe Eine Wirtschaftlichkeitsanalyse zum Problem der Retrokonversion handschriftlicher Findmittel 2005 Memento vom 28 Februar 2006 im Internet Archive PDF Datei 507 kB Tagungsberichte Memento vom 9 Januar 2006 im Internet Archive 2003 zum DFG Projekt Entwicklung von Werkzeugen zur Retrokonversion archivischer Findmittel Ester Baur Lambert Kansy Findmittel und Bilder im Netz In Der Archivar Band 59 Nr 3 2006 S 280 283 archive org PDF Weblinks BearbeitenDFG Vorstudie Retrokonversion archivischer Findmittel 1 Koordinierungsstelle Retrokonversion an der 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