Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung und Aktenhaltung genannt) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivische Schriftgutverwaltung“ übersetzt [in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung (englisch records preservation or archiving)].
Definition Bearbeiten
Im internationalen Standard ISO 15489 sind die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung umschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfaden für die Verwaltung von Unterlagen von öffentlichen und privaten Organisationen.
In der Norm ISO 15489 wird Schriftgutverwaltung definiert
„als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.“
PricewaterhouseCoopers definiert Schriftgutverwaltung als Methode
„die eine Organisation dabei unterstützt, physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Records Management umfasst damit nicht nur die Einführung neuer technischer Lösungen, sondern insbesondere auch die Definition von entsprechenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation.“
Zentral für Schriftgutverwaltung sind die Prozess- und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert wird.
Schriftgut (Unterlagen/Akten) sind alle geschäftsrelevanten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, z. B. Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Die Verwaltung und Organisation des Schriftguts ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt. Eine organisatorische Herausforderung ist die Verwaltung und Nachweisführung der hybriden (digitalen und physischen) Geschäftsunterlagen.
Elemente der Aktenführung Bearbeiten
Funktionale und technische Mindestanforderungen an eine systematische Aktenführung sind nach Staatsarchiv Basel-Landschaft folgende Elemente:
Aktenbildung Bearbeiten
Die Geschäftstätigkeit beruht auf dem Prinzip der Schriftlichkeit und findet ihren Niederschlag in der systematischen Aktenbildung mit Dokument, Vorgang und Akte. Die Aktenbildung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und gewährleistet die Nachvollziehbarkeit der Geschäfte. Sie basiert auf den Elementen:
- Erstellen und Empfangen von Unterlagen
- Registrieren der geschäftsrelevanten Unterlagen
Grundsätzlich sind drei Arten von Ablagen möglich: Reine Papierablagen, hybride Ablagen und rein elektronische Ablagen, die grundsätzlich durch eine buchmäßige oder eine geschäftsmäßige Ablage unterschieden werden.
Von Unterlagen können mehrere Versionen vorhanden sein. Ausgewählte Versionen können speziell gekennzeichnet werden (z. B. Schlussversionen). Frühere Versionen können nicht verändert, aber reaktiviert werden
Siehe auch Bearbeiten
- Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit für die öffentliche Verwaltung in Deutschland (Bundesregierung "Verwaltung innovativ") (hat 2012 das DOMEA-Konzept abgelöst)
- GEVER-Konzept für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz
- ELAK-Konzept für die öffentliche Verwaltung in Österreich
- MoReq (Model Requirements) des DLM-Forum der Europäischen Kommission zum Records Management
- Electronic Records Management (ERM) als Bestandteil von Enterprise Content Management Systemen
- Registratur
- Records Management Journal, Fachzeitschrift
- Aktenplan, Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung
- Dokumentenmanagement (Verwaltung elektronischer Dokumente)
- Schriftgut – dienstliches
Literatur Bearbeiten
- Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (= Schriften des Bundesarchivs. 43). 2. Auflage. Boldt, München 2000, ISBN 3-486-56491-9.
- Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K. Neuenschwander, Bruno Wildhaber: Records Management. Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft, und Verwaltung. Mit Checklisten, Mustern und Vorlagen. Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts. 2., aktualisierte und erweiterte Auflage. Kompetenzzentrum Records Management, Zollikon 2008, ISBN 978-3-03-301801-3 (deutsch/englisch).
- Peter M. Toebak: Records Management. Ein Handbuch. hier + jetzt, Baden 2007, ISBN 978-3-03919-059-1.
- Peter M. Toebak: Records Management. Gestaltung und Umsetzung. hier + jetzt, Baden 2010, ISBN 978-3-03919-141-3.
- Bruno Wildhaber (Hrsg.): Information Governance. Ein Leitfaden zum unternehmerischen Umgang mit Information. Zollikon 2015, ISBN 978-3-9524430-0-2.
Weblinks und Quellen Bearbeiten
- Definition von Records Management und der Archivschule Marburg, mit Literaturhinweisen, 2010
- Bundesverwaltungsamt (Hrsg.): Schriftgutverwaltung in Bundesbehörden – Einführung in die Praxis („Kleiner Hoffmann“) (PDF; 2,4 MB)
- Fachstelle Aktenführung Staatsarchiv Basel-Landschaft
- Verein eCH: eCH-0038: Records Management Framework – Informationsmanagement im eGovernment
- GEVER Net Bund – Informationsplattform zu Geschäftsverwaltung und Records Management der Schweiz. Bundesverwaltung
- Ulrich Kampffmeyer Standards im Records Management (PDF; 1,3 MB)
- Arbeitsgruppe Records Management des Vereins Schweiz. Archivare
Einzelnachweise Bearbeiten
- Seit dem Jahr 2014 wird die ISO 15489 umfassend überarbeitet. Mit einer Veröffentlichung der neuen Version ist erst Mitte 2016 zu rechnen. Quelle: http://www.project-consult.de/ecm/news/2014/iso_15489_records_management_%C3%BCberarbeitet