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Schriftgutverwaltung Unter auch Aktenführung und Aktenhaltung genannt versteht man die systematische Aufzeichnung insbes

Schriftgutverwaltung

Unter Schriftgutverwaltung (auch Aktenführung und Aktenhaltung genannt) versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschäftsvorgängen und -ergebnissen. Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet; zum Teil wird der Begriff auch mit „vorarchivische Schriftgutverwaltung“ übersetzt [in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung (englisch records preservation or archiving)].

Definition Bearbeiten

Im internationalen Standard ISO 15489 sind die Grundsätze und Verfahren einer systematischen Aktenführung umschrieben und normiert. Die Norm bietet einen Leitfaden für die Verwaltung von Unterlagen von öffentlichen und privaten Organisationen.

In der Norm ISO 15489 wird Schriftgutverwaltung definiert

„als Führungsaufgabe wahrzunehmende, effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschließlich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.“

PricewaterhouseCoopers definiert Schriftgutverwaltung als Methode

„die eine Organisation dabei unterstützt, physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten. Records Management umfasst damit nicht nur die Einführung neuer technischer Lösungen, sondern insbesondere auch die Definition von entsprechenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen der Aufbau- und Ablauforganisation.“

Zentral für Schriftgutverwaltung sind die Prozess- und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Akten. Damit ist gemeint, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) auch der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert wird.

Schriftgut (Unterlagen/Akten) sind alle geschäftsrelevanten Informationen, unabhängig vom Informationsträger, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden. Dazu gehören auch alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, z. B. Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind. Die Verwaltung und Organisation des Schriftguts ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt. Eine organisatorische Herausforderung ist die Verwaltung und Nachweisführung der hybriden (digitalen und physischen) Geschäftsunterlagen.

Elemente der Aktenführung Bearbeiten

Funktionale und technische Mindestanforderungen an eine systematische Aktenführung sind nach Staatsarchiv Basel-Landschaft folgende Elemente:

Aktenbildung Bearbeiten

Die Geschäftstätigkeit beruht auf dem Prinzip der Schriftlichkeit und findet ihren Niederschlag in der systematischen Aktenbildung mit Dokument, Vorgang und Akte. Die Aktenbildung unterstützt die Geschäftsbearbeitung und gewährleistet die Nachvollziehbarkeit der Geschäfte. Sie basiert auf den Elementen:

  • Erstellen und Empfangen von Unterlagen
  • Registrieren der geschäftsrelevanten Unterlagen

Grundsätzlich sind drei Arten von Ablagen möglich: Reine Papierablagen, hybride Ablagen und rein elektronische Ablagen, die grundsätzlich durch eine buchmäßige oder eine geschäftsmäßige Ablage unterschieden werden.

Von Unterlagen können mehrere Versionen vorhanden sein. Ausgewählte Versionen können speziell gekennzeichnet werden (z. B. Schlussversionen). Frühere Versionen können nicht verändert, aber reaktiviert werden

Siehe auch Bearbeiten

Literatur Bearbeiten

  • Heinz Hoffmann: Behördliche Schriftgutverwaltung. Ein Handbuch für das Ordnen, Registrieren, Aussondern und Archivieren von Akten der Behörden (= Schriften des Bundesarchivs. 43). 2. Auflage. Boldt, München 2000, ISBN 3-486-56491-9.
  • Jacques Beglinger, Daniel Burgwinkel, Beat Lehmann, Peter K. Neuenschwander, Bruno Wildhaber: Records Management. Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft, und Verwaltung. Mit Checklisten, Mustern und Vorlagen. Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts. 2., aktualisierte und erweiterte Auflage. Kompetenzzentrum Records Management, Zollikon 2008, ISBN 978-3-03-301801-3 (deutsch/englisch).
  • Peter M. Toebak: Records Management. Ein Handbuch. hier + jetzt, Baden 2007, ISBN 978-3-03919-059-1.
  • Peter M. Toebak: Records Management. Gestaltung und Umsetzung. hier + jetzt, Baden 2010, ISBN 978-3-03919-141-3.
  • Bruno Wildhaber (Hrsg.): Information Governance. Ein Leitfaden zum unternehmerischen Umgang mit Information. Zollikon 2015, ISBN 978-3-9524430-0-2.

Weblinks und Quellen Bearbeiten

Einzelnachweise Bearbeiten

  1. Seit dem Jahr 2014 wird die ISO 15489 umfassend überarbeitet. Mit einer Veröffentlichung der neuen Version ist erst Mitte 2016 zu rechnen. Quelle: http://www.project-consult.de/ecm/news/2014/iso_15489_records_management_%C3%BCberarbeitet
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Veröffentlichungsdatum:
Unter Schriftgutverwaltung auch Aktenfuhrung und Aktenhaltung genannt versteht man die systematische Aufzeichnung insbesondere von Geschaftsvorgangen und ergebnissen Synonym werden die aus dem Englischen stammenden Begriffe Recordkeeping und Records Management verwendet zum Teil wird der Begriff auch mit vorarchivische Schriftgutverwaltung ubersetzt in Abgrenzung zur dauerhaften Archivierung englisch records preservation or archiving Inhaltsverzeichnis 1 Definition 2 Elemente der Aktenfuhrung 3 Aktenbildung 4 Siehe auch 5 Literatur 6 Weblinks und Quellen 7 EinzelnachweiseDefinition BearbeitenIm internationalen Standard ISO 15489 sind die Grundsatze und Verfahren einer systematischen Aktenfuhrung umschrieben und normiert Die Norm bietet einen Leitfaden fur die Verwaltung von Unterlagen von offentlichen und privaten Organisationen 1 In der Norm ISO 15489 wird Schriftgutverwaltung definiert als Fuhrungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchfuhrung der Erstellung Entgegennahme Aufbewahrung Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschliesslich der Vorgange zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen uber Geschaftsablaufe und Transaktionen in Form von Akten PricewaterhouseCoopers definiert Schriftgutverwaltung als Methode die eine Organisation dabei unterstutzt physische und elektronische Geschaftsunterlagen wahrend des ganzen Lebenszyklus optimal fur die Geschaftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewahrleisten Records Management umfasst damit nicht nur die Einfuhrung neuer technischer Losungen sondern insbesondere auch die Definition von entsprechenden Strategien und Standards sowie die Anpassungen der Aufbau und Ablauforganisation Zentral fur Schriftgutverwaltung sind die Prozess und Dossiersicht sowie die Betrachtung des gesamten Lebenszyklus von Akten Damit ist gemeint dass neben dem eigentlichen Inhalt von Records Content auch der Entstehungszusammenhang Context von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berucksichtigt und dokumentiert wird Schriftgut Unterlagen Akten sind alle geschaftsrelevanten Informationen unabhangig vom Informationstrager welche bei der Erfullung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden Dazu gehoren auch alle Hilfsmittel und erganzenden Daten z B Metainformationen wie Eingangsdatum oder Historisierungsdaten die fur das Verstandnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind Die Verwaltung und Organisation des Schriftguts ist eine Daueraufgabe die bereits bei der Aktenproduktion ansetzt Eine organisatorische Herausforderung ist die Verwaltung und Nachweisfuhrung der hybriden digitalen und physischen Geschaftsunterlagen Elemente der Aktenfuhrung BearbeitenFunktionale und technische Mindestanforderungen an eine systematische Aktenfuhrung sind nach Staatsarchiv Basel Landschaft folgende Elemente Organisationsvorschriften Organisationsvorschriften regeln verbindlich den Aufbau und den Ablauf der Aktenfuhrung Aufgaben Zustandigkeiten Verfahren und Mittel Sie mussen von der Dienststelle laufend nachgefuhrt werden und werden vom Staatsarchiv regelmassig auf ihre Einhaltung hin uberpruft Zugriffs und Bearbeitungsrechte Die Zugriffs und Bearbeitungsrechte mussen klar geregelt sein in Bezug auf die Dossiers beziehungsweise die Unterlagen und die Metadaten Als Metadaten gelten die beschreibenden Merkmale zu Ordnungssystem Dossiers und Unterlagen Ordnungssystem Das Ordnungssystem muss nach dem Aufgabenprinzip aufgebaut sein und alle Tatigkeiten der Dienststelle umfassen Es muss angemessen detailliert und ausbaufahig sein sowie eine einheitliche Systematik aufweisen Bei Anderungen des Ordnungssystems muss die Konsistenz der Ablage gewahrleistet sein In der elektronischen Ablage werden alle abhangigen Objekte z B Aktenzeichen automatisch angepasst Dossierbildung Alle registrierten Unterlagen konventionell oder elektronisch sind in Dossiers abzulegen Alle Dossiers mussen einen eindeutigen Titel ein Eroffnungs und ein Abschlussdatum enthalten sowie dem ubergeordneten Ordnungssystem eindeutig zugeordnet sein Bei Bedarf konnen die Dossiers weiter unterteilt z B in Unterdossiers oder zusammengefuhrt werden Organisatorische und technische Massnahmen mussen sicherstellen dass die geschaftsrelevanten Unterlagen eindeutig zugeordnet und nur einmal registriert werden Die Zustandigkeiten fur die Eroffnung und den Abschluss der Dossiers mussen entsprechend klar geregelt werden Ein Dossier respektive Subdossier kann sowohl elektronische Unterlagen als auch Papierdokumente enthalten Zusatzlich konnen Dossiers respektive Subdossiers Referenzen auf Objekte enthalten die physisch an anderer Stelle z B auf Bild oder Tontrager aufbewahrt werden Metadaten Ordnungssysteme Dossiers Subdossiers und Unterlagen mussen mit Metadaten versehen sein Diese werden zur Abwicklung von Geschaften benotigt und sind Grundlage der Nachvollziehbarkeit der Geschaftstatigkeit Metadaten helfen bei der Verwaltung der erhaltenen beziehungsweise erstellten Unterlagen uber deren gesamten Lebenszyklus liefern zusatzliche Informationen uber eine Unterlage und erleichtern deren Auffinden Die Dienststellen konnen die fur sie notwendigen Metadaten selbst definieren Bei der Einfuhrung von elektronischen Aktenfuhrungssystemen muss dem Staatsarchiv Basel eine Auflistung der Metadaten zur Beurteilung unterbreitet werden Aufbewahrung und Verwendung der Unterlagen Die Unterlagen mussen so aufbewahrt werden dass sie wahrend ihres gesamten Lebenszyklus jederzeit bei Bedarf fur autorisierte Benutzer rasch auffindbar sind und in ihrem Kontext zur Verfugung stehen Der Lebenszyklus umfasst das Erstellen beziehungsweise Empfangen die Registrierung und Ablage sowie die Archivierung oder Loschung der Unterlagen Den konventionellen und elektronischen Dossiers sind eindeutige Ablagestandorte zuzuweisen Abweichungen von diesen Standorten mussen nachgewiesen werden Ablagestandorte konnen sein Zentral Abteilungs Gruppen und Arbeitsplatzablagen Die Bewegungen von Unterlagen sind bedurfnisgerecht zu protokollieren Dadurch kann jederzeit der Standort der Unterlagen nachgewiesen und die Verantwortung definiert werden Schutz und Sicherheit der Unterlagen Die Dossiers und Unterlagen mussen den Sicherheitsanforderungen entsprechend mit organisatorischen technischen und baulichen Massnahmen vor unautorisierter und unprotokollierter Veranderung sowie vor Verlust geschutzt werden Aktenbildung BearbeitenDie Geschaftstatigkeit beruht auf dem Prinzip der Schriftlichkeit und findet ihren Niederschlag in der systematischen Aktenbildung mit Dokument Vorgang und Akte Die Aktenbildung unterstutzt die Geschaftsbearbeitung und gewahrleistet die Nachvollziehbarkeit der Geschafte Sie basiert auf den Elementen Erstellen und Empfangen von Unterlagen Registrieren der geschaftsrelevanten UnterlagenGrundsatzlich sind drei Arten von Ablagen moglich Reine Papierablagen hybride Ablagen und rein elektronische Ablagen die grundsatzlich durch eine buchmassige oder eine geschaftsmassige Ablage unterschieden werden Elektronische Unterlagen Wird die elektronische Unterlage als die massgebliche bestimmt Master muss mittels geeigneter organisatorischer und dem technischen Stand entsprechender Massnahmen sichergestellt sein dass samtliche Anderungen protokolliert werden Bei der Konvertierung von Papierdokumenten in ein elektronisches Format Scannen muss das ursprungliche Originaldokument detailgetreu reproduziert werden Die Rechtsgultigkeit von Unterlagen muss berucksichtigt werden Unterlagen erstellen heisst Dokumente wahrend der Geschaftsabwicklung verfassen z B Briefe Berichte und Protokolle den Dossiers Informationen beifugen z B Anmerkungen bereits bestehende registrierte Unterlagen bearbeiten z B neue Versionen generieren Von Unterlagen konnen mehrere Versionen vorhanden sein Ausgewahlte Versionen konnen speziell gekennzeichnet werden z B Schlussversionen Fruhere Versionen konnen nicht verandert aber reaktiviert werden Unterlagen registrieren Samtliche erstellten und empfangenen Briefpost Fax E Mail geschaftsrelevanten Unterlagen mussen registriert werden Registrieren bedeutet Unterlagen einem Geschaft zuordnen Dossierbezeichnung Unterlagen mit weiteren Metadaten versehen Unterlagen ins Ordnungssystem integrieren Amtsablage Dossiers und Unterlagen archivieren Archivieren beinhaltet die Ubergabe archivwurdiger Dossiers und Unterlagen in unverschlusselter Form an das Archiv Der Zusammenhang der Unterlagen Dossierstruktur Metadaten muss erhalten bleiben Die Ermittlung der Archivwurdigkeit erfolgt durch das Archiv Zur Erleichterung der Archivierung kann das Archiv zusammen mit den Dienststellen geeignete Instrumente erarbeiten Kassationslisten Archivierungsvereinbarungen Nicht archivwurdige Dossiers und Unterlagen sind zu kassieren Papier respektive zu loschen elektronische Unterlagen Dossiers Unterlagen und Metadaten loschen In elektronischen Aktenfuhrungssystemen mussen die Dossiers die Unterlagen und die Metadaten nach Ablauf der administrativen Aufbewahrungsfrist unter Berucksichtigung des Archivierungsvorbehaltes geloscht werden konnen Allfallige spezialgesetzliche Regelungen z B Datenschutz sind zu beachten Samtliche Loschungen mussen protokolliert werden Siehe auch BearbeitenOrganisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit fur die offentliche Verwaltung in Deutschland Bundesregierung Verwaltung innovativ hat 2012 das DOMEA Konzept abgelost GEVER Konzept fur die offentliche Verwaltung in der Schweiz ELAK Konzept fur die offentliche Verwaltung in Osterreich MoReq Model Requirements des DLM Forum der Europaischen Kommission zum Records Management Electronic Records Management ERM als Bestandteil von Enterprise Content Management Systemen Registratur Records Management Journal Fachzeitschrift Aktenplan Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes der Akten einer Verwaltung Dokumentenmanagement Verwaltung elektronischer Dokumente Schriftgut dienstlichesLiteratur BearbeitenHeinz Hoffmann Behordliche Schriftgutverwaltung Ein Handbuch fur das Ordnen Registrieren Aussondern und Archivieren von Akten der Behorden Schriften des Bundesarchivs 43 2 Auflage Boldt Munchen 2000 ISBN 3 486 56491 9 Jacques Beglinger Daniel Burgwinkel Beat Lehmann Peter K Neuenschwander Bruno Wildhaber Records Management Leitfaden zur Compliance bei der Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten in Wirtschaft und Verwaltung Mit Checklisten Mustern und Vorlagen Unter Einbezug des revidierten Datenschutzrechts 2 aktualisierte und erweiterte Auflage Kompetenzzentrum Records Management Zollikon 2008 ISBN 978 3 03 301801 3 deutsch englisch Peter M Toebak Records Management Ein Handbuch hier jetzt Baden 2007 ISBN 978 3 03919 059 1 Peter M Toebak Records Management Gestaltung und Umsetzung hier jetzt Baden 2010 ISBN 978 3 03919 141 3 Bruno Wildhaber Hrsg Information Governance Ein Leitfaden zum unternehmerischen Umgang mit Information Zollikon 2015 ISBN 978 3 9524430 0 2 Weblinks und Quellen BearbeitenDefinition von Records Management und Schriftgutverwaltung der Archivschule Marburg mit Literaturhinweisen 2010Bundesverwaltungsamt Hrsg Schriftgutverwaltung in Bundesbehorden Einfuhrung in die Praxis Kleiner Hoffmann PDF 2 4 MB Fachstelle Aktenfuhrung Staatsarchiv Basel Landschaft Verein eCH eCH 0038 Records Management Framework Informationsmanagement im eGovernment GEVER Net Bund Informationsplattform zu Geschaftsverwaltung und Records Management der Schweiz Bundesverwaltung Ulrich Kampffmeyer Standards im Records Management PDF 1 3 MB Arbeitsgruppe Records Management des Vereins Schweiz ArchivareEinzelnachweise Bearbeiten Seit dem Jahr 2014 wird die ISO 15489 umfassend uberarbeitet Mit einer Veroffentlichung der neuen Version ist erst Mitte 2016 zu rechnen Quelle http www project consult de ecm news 2014 iso 15489 records management C3 BCberarbeitet Abgerufen von https de wikipedia org w index 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