In einem Datenschutzkonzept (Abk. DSK) werden die für eine datenschutzrechtliche Beurteilung notwendigen Informationen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten beschrieben. Es dokumentiert die Art und den Umfang der erhobenen, verarbeiteten oder genutzten personenbezogenen Daten. Die Beschreibung der Daten oder Datenfelder nennt man in der Regel Datenfeldkatalog. Aus der Festlegung datenschutzrechtlicher Anforderungen ergibt sich die Rechtsgrundlage und Zweckbindung für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten. Eine Beschreibung der Schnittstellen als Schnittstellenkatalog und aller vorgesehenen Auswertungen von Daten (Auswertekatalog) geben einen Überblick über die Nutzung bzw. Übermittlung von personenbezogenen Daten. Weiterhin werden die umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz nach Art. 32 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und Anlage dokumentiert. Aus dieser Darstellung kann die Angemessenheit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz betrachtet werden.
Das Datenschutzkonzept gibt als umfassendes Dokument Auskunft über die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten. Das Datenschutzkonzept gehört neben Fachkonzept, Betriebskonzept und Sicherheitskonzept zur Dokumentation eines IV-Verfahrens (Prozess, Projekt, IV-Anwendung bzw. IV-System).
In einem Sicherheitskonzept oder IT-Sicherheitskonzept (Abkürzung SiKo) werden im Unterschied zum Datenschutzkonzept nur die Sicherheitsmaßnahmen beschrieben. Grundlage für ein IT-Sicherheitskonzept ist im Regelfall eine Sicherheitsbetrachtung mit Risikoanalyse auf der Basis einer Bedrohungsanalyse. Neben dem Begriff IT-Sicherheitskonzept wird häufig auch von Sicherheitskonzept oder Datensicherheitskonzept gesprochen.
In älteren IT-Sicherheitskonzepten wird auch der alte Rechtsbegriff Datensicherung für das Thema „IT-Sicherheit“ verwendet. In diesem Kontext handelt es sich jedoch nicht um Sicherheitskopien von Daten im Sinne eines sog. Backup.
Personenbezogene Daten Bearbeiten
Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (betroffene Person).
Besondere Kategorien personenbezogener Daten Bearbeiten
Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind Angaben über die „rassische“ und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit, Sexualleben oder sexuelle Orientierung sowie genetische Daten und biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person. Artikel 9 Absatz 1 Verordnung (EU) 2016/679 -DSGVO.
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist gemäß Artikel 9 Absatz 1 DSGVO grundsätzlich untersagt, dies gilt jedoch nicht für die in Absatz 2 a-j beschriebenen Ausnahmefälle.
Kategorien personenbezogener Daten Bearbeiten
Verantwortliche Stelle Bearbeiten
Verantwortliche Stelle ist jede Person oder Stelle, die personenbezogene Daten für sich selbst erhebt, verarbeitet oder nutzt oder dies durch andere im Auftrag (Datenverarbeitung im Auftrag) vornehmen lässt (Art. 4 Nr. 8 DSGVO).
Aufbau und Gliederung eines Datenschutzkonzeptes Bearbeiten
Folgende Punkte müssen zwingend in einem Datenschutzkonzept vorhanden sein:
- Beschreibung der personenbezogenen Daten und Angabe der jeweiligen Zweckbindung (Nutzungszweck)
- Angaben zur verantwortlichen Stelle
- Beschreibung der Gewährleistung von Betroffenenrechten
- Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz
Mögliche Darstellungsarten der einzelnen Inhalte sind:
- Datenflussdiagramm (Datenfelder, Tabellen oder Datenarten werden mit den Schnittstellen in den einzelnen Verarbeitungsschritten dargestellt)
- Datenfeldkatalog
| Datenfeldnummer | Datenart | Datenfeldname | Beschreibung | Verwendungszweck | Speicherort | Löschfrist |
|---|---|---|---|---|---|---|
| laufende Nummer | Art und Kategorie (siehe oben unter 1 personenbezogene Daten) | technischer Datenfeldname | Erklärender Datenfeldname oder Zusammensetzung bei berechneten Feldern | Nutzung des Datums mit Zweckbindung | logischer und physischer Speicherort | Wann wird gelöscht? (Datum, Termin oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist) |